Ministerstwo Rozwoju opublikowało dziś projekt założeń ustawy dotyczącej skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich "elektronizacji". Dokument jest dostępny w RCL oraz pod tym tekstem. 

Koniec z półwiecznym przechowywaniem

Planowane jest m.in. skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat. W związku z tym to ZUS ma gromadzić informacje wystarczające do ustalenia i przyznania świadczenia społecznego. Projekt przewiduje, że po zakończeniu stosunku pracy pracodawca będzie przekazywał pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy wraz z zaświadczeniem o wysokości zarobków. Ministerstwo chce określenia nowego wzoru świadectwa w formie papierowej i elektronicznej. 

E-dokumentacja

Druga istotna zmiana to prowadzenie przez pracodawców akt pracowniczych i dokumentacji papierowej w formie elektronicznej. Przewidziane jest dokonanie zmian w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tzw. r.p.d.p). 

Zmienione rozporządzenie będzie uwzględniać to, że pracownik może przedłożyć pracodawcy dokumenty elektroniczne. Niezależnie od tego rozporządzenie umożliwi digitalizację dokumentów papierowych oraz wprowadzenie do "elektronicznej teczki pracowniczej" danych z dokumentów papierowych albo pozyskiwanie innych danych elektronicznych (np. z ewidencji czasu pracy).

Nie zmienią się zasady prowadzenia dokumentacji papierowej. Możliwe będzie również prowadzenie dokumentacji w modelu mieszanym (część elektronicznie, część papierowo).

Ministerstwo chciałoby takiego oprogramowania do prowadzenia akt, które umożliwiałoby przekazywanie danych do podmiotów przechowujących akta pracownicze, jak również do Archiwów Państwowych. System powinien współpracować z ZUS-owym Płatnikiem w przypadkach, gdy przepisy przewidują konieczność przekazania ZUS-owi określonych dokumentów. Konieczne będzie także zmienienie rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Będzie trzeba uwzględnić możliwość prowadzenia akt w postaci elektronicznej. 

Oczywiście do nowych elektronicznych akt pracowniczych będą miały zastosowanie przepisy o ochronie danych osobowych. Przekazywanie danych ma się odbywać z użyciem rozwiązań do e-podpisu. Warto tu przypomnieć, że w szykuje się nowa ustawa o e-podpisie dostosowana do rozporządzenia eIDAS. 

Szczegóły w dokumencie poniżej. 

Zalozenia-akta-pracownicze by Dziennik Internautów on Scribd