Poniżej kilka rad, jak skutecznie ominąć wyżej wymienione zagrożenia przy zmniejszonych wydatkach na IT w firmie.

1. Po pierwsze – jeśli musisz korzystać z zewnętrznych usług w zakresie IT, korzystaj z mniejszych firm. Paradoksalnie, mają one większe pole do popisu, gdyż zabiegając o klientów starają się lepiej dobierać rozwiązania do ich potrzeb. Kolejnym argumentem są ceny, często niższe niż w wielkich renomowanych korporacjach międzynarodowych.

2. W przypadku, gdy w firmie projekty informatyczne wykonywane są jedynie co jakiś czas, a nie codziennie, rozważ zlecenie głównych prac firmie zewnętrznej. Takie posunięcie pozwala na ograniczenie wydatków na kolejne etaty i pozyskanie fachowej specjalistycznej pomocy tylko w okresach kiedy jest ona niezbędna. Dzięki wsparciu firmy zewnętrznej w okresie trwania projektu, dostajesz wyszkolonego, certyfikowanego administratora, inżyniera, programistę lub architekta z gwarancją dostępności. No i najważniejsze: płacisz wyłącznie za okres trwania projektu.

3. Sprawdź, czy prace związane z infrastrukturą IT w Twojej firmie mają powtarzalny charakter. Jeśli tak to stworzenie procedur działania i ich automatyzacja w codziennym funkcjonowaniu firmy także przyniesie Ci korzystne efekty. Odpowiednie procedury pracy, na przykład procedury postępowania w przypadku awarii opracowane przez zewnętrzną firmę mogą pomóc w poprawieniu wydajności pracy i w zmniejszeniu liczby niepotrzebnych etatów. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze możesz przeznaczyć na przykład na niezbędne kontrakty serwisowe, na których nie powinieneś oszczędzać.

4. Rozważ tańsze, ale nadal profesjonalne odpowiedniki drogich, markowych produktów. Duże działy IT pozostają pod wpływem największych producentów sprzętu i oprogramowania i nie zauważają, że rynek przez ostatnie lata drastycznie się rozrósł. Dzisiaj, technologie uważane niedawno za profesjonalne i oferowane wyłącznie przez największych, najbardziej innowacyjnych, a co za tym idzie najdroższych producentów są już sprzedawane przez wiele innych równie profesjonalnych firm. Razem z produktem otrzymasz fachowe wsparcie serwisowe dwadzieścia cztery godziny na dobę przez siedem dni w tygodniu. Najlepszym przykładem tych zmian może być rynek oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych (backup'u) lub technologii podnoszących poziom dostępności usług (klastrowych) w tańszych systemach.

Jeśli powyższe działania nie wystarczą, możesz rozejrzeć się za dalszymi oszczędnościami:

5. Zamiast drogich licencji oprogramowania możesz wybrać odpowiedniki opensource, wykupując dla nich profesjonalne wsparcie. Przy okazji aktualizacji lub modernizacji systemu, czy oprogramowania firmowego, można zrezygnować z drogich produktów i skoncentrować się na dostosowaniu otwartego oprogramowania do własnych potrzeb. Przy szacowaniu opłacalności tego rozwiązania, należy pamiętać o wyliczeniu TCO (total cost of ownership), czyli obliczeniu całkowitego kosztu pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania, aż do zamortyzowania się sprzętu i w końcu jego utylizacji.

6. Wirtualizacja systemu IT pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów informatycznych przedsiębiorstwa, a dzięki temu zmniejszenie kosztów pozyskania i utrzymania infrastruktury IT. Niestety często wprowadzenie wirtualizacji wiąże się z rezygnacją z wysokiej dostępności i najwyższego poziomu zabezpieczenia usług. Kluczowe jest więc odpowiednie wyważenie wirtualizacji w stosunku do poziomu business uptime. (Business uptime to działania zapewniające ciągłość procesów biznesowych poprzez wysoką dostępność systemów IT).

7. Podniesienie efektywności może zapewnić Ci konsolidacja, czyli zamiana wielu różnych systemów IT na bardziej sprawny, mniejszy system lepiej dostosowany do potrzeb specyfiki firmy. Takie rozwiązanie zastosowane, np. dla systemów zakupionych kilka lat temu i połączone z wirtualizacją może umożliwić znaczne zmniejszenie kosztów eksploatacyjnych oraz podniesienie wydajności i efektywności w przedsiębiorstwie.

8. Realizuj projekty IT na zewnątrz. Firma zewnętrzna poprowadzi za Ciebie profesjonalnie cały projekt w ramach dostawy sprzętu i oprogramowania, a Ty nie będziesz musiał wydawać pieniędzy na utrzymanie pracowników prowadzących projekty i wykonujących zadania wdrożeniowe.

9. Jeżeli zarządzasz małą firmą rozważ oddanie utrzymania infrastruktury IT do zewnętrznej, profesjonalnej firmy. Odejmiesz sobie koszty utrzymania serwerowni, zakupu sprzętu i oprogramowania oraz zatrudnienia personelu. W zamian za stałą, miesięczną opłatę otrzymasz dostęp do przygotowanych pod Ciebie usług z gwarancją dostępności oraz wsparciem techniczno-administracyjnym.

10. Elastycznie wykorzystuj budżet. Wydawanie pieniędzy do ostatniego grosza, tylko dlatego, że były zaplanowane „na zakup sprzętu” może nie być najlepszym pomysłem, w momencie gdy akurat brakuje w firmie nie sprzętu IT, a usług zapewniających jego ciągłą pracę. Pomocni w tej kwestii mogą być profesjonalni dostawcy sprzętu i usług IT, którzy doradzą w jaki sposób najlepiej pogodzić rozbieżność pomiędzy zaplanowanym budżetem a faktycznymi potrzebami firmy.

Poradę przygotował Grzegorz Bzówka – Systems & Services Director w Systemics Poland Sp. z o.o.