Czym są organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi? Są to w dużym skrócie organizacje, które dbają o to by artyści, muzycy, filmowcy, producenci, fotograficy, plastycy, programiści i inni twórcy nie byli pokrzywdzeni poprzez bezprawne wykorzystywanie ich utworów i dzieł. W Polsce istnieje kilkanaście tego typu organizacji, największą z nich jest ZAIKS (Związek Autorów i Kompozytorów  Scenicznych) ,  jednak prócz niego warto jeszcze wspomnieć o STOART, ZPAV, SAWP.  Pomimo szczytnych celów jakie przyświecały na początku tworzenia tych organizacji, obecny postęp technologiczny i sytuacja prawna tworzą pewny dysonans praktyki w stosunku do idei.

Każdy przedsiębiorca dbający o swoją firmę chce szczególnie zadbać o swoich klientów i prócz podstawowego produktu najwyższej jakości próbuje przyciągnąć jeszcze czymś więcej, dobrą lokalizacją, odpowiednim wystrojem czy wpadającą w ucho muzyką.  I tutaj pojawia się problem. Opłaty w ZAIKS są dość wysokie i większości małych przedsiębiorców po prostu nie stać by płacić tak wysokie opłaty miesięcznie. A warto tutaj zaznaczyć że ZAIKS może rościć sobie prawa do opłat za publiczne odtwarzanie muzyki niezależnie od innych tego typu organizacji.

Często przedsiębiorcy prowadzący restauracje, pubu, sklepy, salony masażu, odnowy biologicznej czy nawet salony fryzjerskie nie maja pojęcia o prawie autorskim. W pewnym momencie jednak ZAIKS składa wizytę w takim lokalu i obarcza karami. Co ciekawe, ZAIKS często żąda opłat wstecznych i to nawet za kilka lat. Oznacza to że nie dość że od tego momentu musimy płacić wysokie miesięczne opłaty to jeszcze żądają należności wstecz za prowadzenie działalności gospodarczej. Dodatkowo, jak zostało wcześniej wspomniane, istnieje wiele organizacji zarządzania prawami autorskimi i każda z nich działa niezależnie oraz każda ma prawo pobierać opłaty dla siebie, zupełnie niezależnie od opłat pobieranych przez pozostałe organizacje.  Z relacji przedsiębiorców wynika że często po wizycie ZAIKS pojawiają się pracownicy STOART, ZPAV i SAWP. I należy płacić osobno wszystkim tym organizacjom za publiczne odtwarzanie muzyki, dla większości małych przedsiębiorstw taka sytuacja jest nie do zaakceptowania.

W wielu firmach niestety nie można obejść się bez muzyki. Czy ktoś wyobraża sobie jeszcze dziś salon fryzjerski, masażu, odnowy biologicznej,  pub, restaurację czy sklep z odzieżą, w którym w tle nie grałaby pasująca klimatem do lokalu muzyka? Wówczas jedynym rozwiązaniem jest skorzystanie z utworów nie podlegających ochronie ZAIKS czy innej organizacji tego typu.  Tutaj jednak sytuacja jest dość skomplikowana ze względu na tzw. zasadę domniemania w prawie autorskim, która mówi iż domniemywa się, że organizacje zarządzające prawami autorskimi są uprawnione do zarządzania i ochrony utworów (Art. 105 ust.1 ustawy). Wynika z tego możliwość zarządzania przez te organizacje ochroną również utworów niezgłoszonych im przez autorów, artystów. 

Jeśli jednak autorzy utworów albo właściciele wszystkich praw autorskich do tych utworów sobie tego nie życzą i wyrażą swoje życzenie pisemnym oświadczeniem to żadna z organizacji typu ZAIKS, STOART, ZPAV i SAWP nie ma możliwości prawnych do pobierania opłat za korzystanie z tych właśnie utworów (np. za publiczne odtwarzanie). Wówczas właściciele tych praw samodzielnie rozporządzają swoim prawem i swoimi utworami i samodzielnie udzielają odpowiednich licencji.  Mogą oni również przekazać swoje prawa autorskie innym wyspecjalizowanym firmom poprzez przeniesienie tych praw. Wówczas to taka firma rozporządza prawami do tych utworów. Odbiorcy korzystający z utworów (kawiarnie, restauracje, puby, sklepy, supermarkety etc.) mogą skorzystać z usług takiej firmy i otrzymać od niej odpowiednie licencje. Korzystanie z takich licencji zwalnia z opłat na rzecz organizacji zarządzania prawami autorskimi. Warunkiem jest jednak uzyskanie pisemnej licencji od takiej firmy, (taka licencja obala opisane wyżej domniemanie).

Jeśli zdecydujemy się na skorzystanie z usług takiej właśnie firmy, możemy zaoszczędzić sporo pieniędzy bo różnica w wysokości opłat jest znaczna. Warto zwrócić uwagę, że w przypadku skorzystania z takiej oferty zapłacimy tylko jednej firmie i jesteśmy zwolnieni z opłat dla wszystkich organizacji praw autorskich. A jest tych organizacji kilka. Trzeba jednak pamiętać aby uzyskana licencja wyraźnie wskazywała na zwolnienie z opłat od wszystkich organizacji ochrony praw autorskich bo praktyka różnych firm jest różna. Znaną na rynku firmą, która udziela licencji zwalniających z wszystkich opłat dla jakiejkolwiek organizacji jest np. Publicmusic.

W zamian za pełne bezpieczeństwo prawne i znaczne ograniczenie kosztów musimy się jednak pogodzić z koniecznością korzystania z puli muzycznej oferowanej przez taką firmę. Może się w niej nie znaleźć np. nasz ulubiony piosenkarz. Dlatego warto przed podpisaniem umowy starać się sprawdzić wartość materiału muzycznego oferowanego przez taką firmę i np. zażądać kilkudniowego dostępu do jej radia internetowego. Najczęściej możemy też posłuchać demówek muzycznych oferty takiej firmy na jej stronach internetowych. Warto poświęcić trochę czasu i posłuchać tych demówek. Trzeba jednak przyznać, że oferta muzyczna najpopularniejszych firm tego rodzaju jest dziś naprawdę na wysokim poziomie. Na przykład bardzo popularna na rynku firma Publicmusic oferuje muzykę na poziomie światowym.