Digitalizacja świata umów nadal w powijakach

17-05-2019, 21:16

Według The Institute of Financial Operations, nawet 95% informacji biznesowych jest przechowywanych na papierze. Dla wielu firm relacje służbowe nadal nierozerwalnie związane są z procesem przetwarzania fizycznych dokumentów, absorbującym czas i zasoby. Cyfrowe systemy zarządzania umowami umożliwiają skrócenie tego procesu zwiększenie odsetka odnawianych kontraktów, a nawet wzrost przychodów.

W raporcie “Improving and automating business operations through information management – a benchmarking survey” wśród największych wyzwań związanych z procesami biznesowymi 66% przedsiębiorców wymienia się ograniczenie wydatków, 39% – redukcję błędów i opóźnień, a 30% – ograniczenie zużywanego papieru. Jednocześnie 53% firm przyznaje, że nie traktuje danych jak swoich aktywów.

Mateusz Macierzyński, menedżer ds. systemów ITS w firmie Konica Minolta, wskazuje na fakt, iż wiele organizacji przechowuje papierowe umowy, a jednocześnie wykonuje cyfrowe kopie i ręcznie wprowadza ich treść np. do Excela. Wraz ze wzrostem liczby kontraktów proces ten staje się jednak uciążliwy, zwiększa się liczba błędów i opóźnień, giną dokumenty. Łatwo przeoczyć terminy obowiązywania umów czy zmiany prawne, co prowadzi do niepotrzebnych kosztów, a nawet kar za nieprzestrzeganie przepisów. Fizyczne dokumenty wymagają też archiwum, które zajmuje dużo miejsca i czasu potrzebnego na ręczne szukanie potrzebnych informacji .

Co może pomóc? Cyfrowe zarządzanie umowami standaryzuje sposób ich sporządzania oraz realizacji. System automatycznie przypomina o konieczności zatwierdzenia, zmiany, anulowania czy przedłużenia umowy oraz informuje pracowników o wszelkich modyfikacjach. Archiwum cyfrowe w jednym miejscu przechowuje wszystkie dokumenty związane z kontraktami, takie jak e-maile czy protokoły, co ułatwia kontrolę i ocenę umów pod względem wartości lub czasu trwania. Pomaga to nie tylko przyspieszyć procesy i odciążyć pracowników, ale też poprawić relacje z kontrahentami.

Zdaniem eksperta cyfrowe zarządzanie kontraktami zwiększa efektywność i oszczędza zarówno środki, jak i czas pracowników. Systemy autoryzacji użytkowników redukują wysokie – w przypadku fizycznego archiwum – ryzyko dostępu do umów przez osoby nieupoważnione. Oczywiście każda organizacja jest inna, kluczowe jest więc dokładne poznanie i uwzględnienie jej środowiska pracy oraz procesów. Umiejętna digitalizacja może jednak przekształcić przetwarzanie umów z uciążliwego administracyjnego obowiązku w strategiczne narzędzie, które zmniejszy ryzyko strat i koszty oraz ułatwi zwiększenie zysków.

Źródło: Konica Minolta


Źródło: materiał nadesłany do redakcji
  
znajdź w serwisie

RSS  
RSS  
RSS - Wywiad
Wywiad  
RSS - Interwencje
RSS - Porady
Porady  
RSS - Listy
Listy  
« Listopad 2019»
PoWtŚrCzwPtSbNd
 123
45678910
11121314151617
18192021222324
252627282930