Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą muszą, w zależności od charakteru podpisywanych umów, liczyć się z możliwością zapłacenia kary umownej wynikającej z niewłaściwego wywiązania się z umów. Przykładami takich sytuacji są błędy projektantów i wykonawców, opóźnienia w ustalonych terminach, a także spory z kontrahentami i podwykonawcami. Zdarza się także, że w trakcie realizacji projektu, na skutek zmian sytuacji gospodarczej rynku, dokończenie wykonywanej umowy jest mniej opłacalne, niż odstąpienie od niej i poniesienie kary określonej w umowie. Jak zatem na gruncie podatku dochodowego traktować taką karę?

Niektórych kar nie zaliczymy do kosztów podatkowych

W myśl art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów podatkowych nie można zaliczyć kar umownych z tytułu wad dostarczonych towarów, a także wykonanych robót i usług. Podatnik powinien pamiętać, że wyłączeniu z kosztów podatkowych podlegają także kary nałożone w efekcie zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, jak również zwłoki w usunięciu wad towarów, robót i usług. 

Inne kary można zaliczyć do kosztów, jeżeli te związane są z przychodem

Wydaje się więc, zakładając ścisłą interpretację przepisów, że pozostałe kary niewymienione w tym przepisie można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu, o ile spełniają podstawową definicję kosztu – są pośrednio lub bezpośrednio związane z generowanym przychodem. Takim przykładem mogą być kary za zwłokę w wykonaniu usługi.

Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie kary umowne, które nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Podatnik musi wiedzieć, że nie można zaliczyć do nich odszkodowań będących efektem  niedbalstwa, jak również niestaranności przedsiębiorcy. 

Ważna dokumentacja

Ze względu na fakt, iż kwestia kar umownych jako kosztów podatkowych jest dość kontrowersyjna, ze względu na bardzo oględne uregulowanie prawne, podatnik obciążony taką sankcją, zamierzający zaliczyć związany z nią wydatek do kosztów podatkowych, powinien posiadać stosowną dokumentację potwierdzającą zasadność takiego rozwiązania.

Warto zauważyć, że w sytuacji, gdy podatnik wykaże, że nie mógł uniknąć poniesienia kary z przyczyn od siebie niezależnych, takich jak błędy podwykonawcy, jak również klęski żywiołowe, będzie mógł zaliczyć wydatki poniesione ja jej pokrycie do kosztów uzyskania przychodu. Podobnie w momencie, gdy na skutek zmian gospodarczych pod znakiem zapytania staje opłacalność kontynuowania rozpoczętej inwestycji. Jeżeli po przeprowadzeniu analizy opłacalności, z której wynika, że bardziej korzystne będzie odstąpienie od umowy – w efekcie dobrowolne podporządkowanie się sankcji umownej, niż dokończenie usługi określonej w umowie – podatnik zdecyduje się na zaliczenie jej wartości do kosztów podatkowych, powinien on posiadać dokumentację przedstawiającą zestawienie możliwych korzyści i strat, obrazujące oba możliwe rozwiązania. Takie dokumenty są bardzo pomocne w razie wątpliwości związanych z zasadnością zaliczenia kar umownych do kosztów uzyskania przychodu.

Małgorzata Jawińska, księgowa Tax Care
Elżbieta Węcławik, Tax Care