e-Dokumenty w depozycie u notariusza

Projekt Ustawy o ograniczaniu barier administracyjnych został przekazany do uzgodnień międzyresortowych. Można go znaleźć w serwisie BIP Ministerstwa Gospodarki (jest tam projekt, uzasadnienie oraz ocena skutków regulacji). Dokument jest obszerny (109 stron) i dotyczy wielu zagadnień. Interesujące propozycje dotyczące depozytu elektronicznego znajdziemy na stronie 7.

Projekt proponuje dodanie do Prawa o notariacie przepisu pozwalającego notariuszom na przyjmowanie i przechowywanie dokumentów elektronicznych w rozumieniu ustawy o informatyzacji. Dokumenty te mogą być dostarczane notariuszowi na adres poczty elektronicznej i zostaną przyjęte, jeśli zostaną opatrzone bezpiecznym e-podpisem.

>>> Czytaj: Dowody z e-podpisem od stycznia 2011

Osoba przekazująca dokument może wskazać, komu i na jakich warunkach dokumenty mogą być wydane. Notariusz spisuje protokół przyjęcia dokumentów, w którym wymienia datę przyjęcia, dane osoby składającej dokument oraz wskazuje, komu i pod jakimi warunkami dokument ma być wydany. Dokument przyjęty na przechowanie wydaje się osobie wymienionej w protokole lub jej następcy prawnemu (nie do końca wiadomo, jak takie "wydanie" ma wyglądać).

Proponowane w ustawie rozwiązania można uznać za kolejny krok do wzmocnienia znaczenia e-dokumentów, z których coraz częściej korzystają firmy i które pozwalają na oszczędności (mniejsze koszty przesyłania dokumentów, oszczędności na papierze). Po raz kolejny barierą w wykorzystywaniu nowych możliwości mogą okazać się stosunkowo drogie e-podpisy, ale z drugiej strony zmiany mogą zwiększyć użyteczność takich podpisów.

Warto zauważyć, że proponowana ustawa nie ma nakładać na notariuszy obowiązku przyjmowania e-dokumentów, ale daje im taką możliwość. Wiele może więc zależeć od tego, czy notariusze będą chcieli poszerzać zakres swoich usług.

>>> Czytaj: Administracja na e-fakturach jest tańsza