Administracja na e-fakturach jest tańsza

Od lipca 2008 roku wszystkie organy państwowe w Szwecji otrzymują faktury w formie elektronicznej w standardzie Svefaktura. Odbywa się to w sposób następujący: firma Itella otrzymuje faktury w formie papierowej, otwiera pocztę, przygotowuje fakturę do skanowania, skanuje ją, przeprowadza interpretację informacji, a następnie dostarcza do organu państwowego e-fakturę we wspomnianym formacie.

Jeżeli chodzi o faktury wychodzące, organy państwowe przesyłają faktury w wersji papierowej do tych odbiorców, którzy jeszcze nie przetwarzają formy elektronicznej. Jeżeli klient obsługuje e-faktury, organ państwowy wysyła dokument w standardzie Svefaktura.

>>> Czytaj więcej o e-fakturach w DI

Przejście od formy papierowej do elektronicznej oznacza m.in. szybsze płatności, mniej należności, niższe ryzyko kredytowania oraz oszustwa, ustandaryzowane procesy IT, jak również ustalony obieg e-dokumentów i przebieg e-procesów.

Odpowiedzialna za koordynację zaopatrzenia agencji rządowych Swedish National Financial Management Authority (ESV) obliczyła, że dzięki elektronicznemu fakturowaniu rząd może zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt milionów euro rocznie. W 2005 roku ESV przewidziała, że jeśli wszystkie agencje rządowe wprowadzą faktury elektroniczne do 2008 roku, całe państwo może zaoszczędzić 3,9 miliarda koron szwedzkich (365 mln euro) w ciągu pierwszych pięciu lat.

Ponadto według ESV elektroniczna obsługa faktur może oszczędzić firmom wiele czasu, jak również zredukować koszty nawet o około 50%. Faktury to tylko jeden z rodzajów dokumentów papierowych, które mogą być poddane digitalizacji. Inne dokumenty to np. zamówienia, które w formie elektronicznej mogą przyczynić się do znaczących oszczędności.

Jeśli chodzi o sektor publiczny w Finlandii, to ustalił on koniec 2009 roku na ostateczną datę, do kiedy przyjmowane będą faktury w formie papierowej. W związku z tym, obecnie wszystkie faktury wysyłane do instytucji rządowych w Finlandii mają formę elektroniczną.

Instytucje rządowe w Finlandii przyjmują rocznie około 2,7 miliona faktur zakupowych. Obecnie administracja podatkowa odbiera już 80 procent faktur zakupowych w formie elektronicznej. Od początku 2010 roku agencje rządowe w Finlandii przyjmują wyłącznie rachunki elektroniczne.

>>> Czytaj także: ZUS skorzysta z elektronicznych PIT-ów