Czym będą się różnić nowe uprawnienia PIP

Od przyszłego roku inspektorzy pracy będą mogli jednostronnie stwierdzać istnienie stosunku pracy tam, gdzie formalnie zawarto umowę cywilnoprawną. To oznacza, że decyzja administracyjna może zmienić status współpracownika z wykonawcy na pracownika – wraz z wszystkimi konsekwencjami tego faktu.

W praktyce przekształcenie umowy uruchamia szereg obowiązków: konieczność odprowadzania składek ZUS, naliczania urlopów, stosowania przepisów BHP czy wypłacania wynagrodzenia według zasad Kodeksu pracy. Niezastosowanie się do decyzji może wiązać się z odpowiedzialnością karną oraz finansową – wynika z informacji ekspertów rynku pracy.

Które firmy powinny być szczególnie czujne

Nie wszystkie modele współpracy niosą takie samo ryzyko kontroli. Najwięcej wątpliwości budzi zatrudnienie osób wykonujących zadania:

• o charakterze powtarzalnym i stałym
• pod bezpośrednim nadzorem zleceniodawcy
• w godzinach i miejscu wskazanym przez firmę
• z wykorzystaniem narzędzi należących do pracodawcy

Szczególnie narażone są branże, w których powszechnie stosuje się umowy zlecenia lub o dzieło przy współpracy o charakterze długoterminowym – chodzi m.in. o logistykę, handel, IT, usługi sprzątające czy ochronę. Tam, gdzie granica między samodzielnością wykonawcy a podporządkowaniem pracodawcy jest niewyraźna, inspektorzy mogą dopatrzyć się przesłanek do zakwestionowania formy zatrudnienia.

Jak przebiega kontrola i na co zwrócić uwagę

Procedura kontrolna składa się z kilku etapów. Inspektor bada dokumentację kadrową, rozmawia ze współpracownikami, analizuje faktyczny sposób wykonywania pracy oraz sprawdza zgodność zapisów umownych z rzeczywistością. Kluczowe znaczenie ma to, czy osoba zatrudniona na umowie cywilnoprawnej rzeczywiście działa samodzielnie, czy raczej podlega poleceniom i rygorom charakterystycznym dla pracownika etatowego.

Dlatego ważne jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji – regulaminów współpracy, harmonogramów, raportów z wykonanych zadań – która potwierdza niezależność wykonawcy. Firmy mogą również przeprowadzić wewnętrzny audyt ryzyka, identyfikujący obszary wymagające doprecyzowania lub zmiany formy współpracy.

Narzędzia wsparcia i dalsze kroki

Przygotowanie do zmian wymaga nie tylko analizy prawnej, ale też praktycznego podejścia. Wiele firm decyduje się na udział w szkoleniach branżowych lub korzysta z gotowych narzędzi analitycznych – takich jak checklisty oceny ryzyka czy kalkulatory zobowiązań.

Przykładowo, firma EY organizuje 15 października 2025 r. webcast „Pracodawca 4.0 – Nowe uprawnienia PIP od 2026 r.", podczas którego eksperci omawiają praktyczne scenariusze kontroli, narzędzia zabezpieczenia firmy oraz możliwości dalszego wsparcia.

Warto także zadbać o szkolenia dla kadry zarządzającej oraz działów HR, które pomogą wdrożyć odpowiednie procedury i uniknąć błędów w przyszłości.

Co warto mieć na uwadze

Mimo że nowe uprawnienia PIP budzą obawy, nie każda umowa cywilnoprawna jest zagrożona. Kluczem jest rzeczywista samodzielność wykonawcy – jeśli umowa zlecenia faktycznie odzwierciedla charakter współpracy, a osoba samodzielnie organizuje pracę, decyduje o sposobie jej wykonania i nie podlega służbowym poleceniom, ryzyko zakwestionowania jest minimalne.

Z drugiej strony, część przedsiębiorców może uznać, że przekształcenie współpracy w etat to sposób na uniknięcie ryzyka. Nie zawsze jednak jest to ekonomicznie uzasadnione – zwiększa koszty i ogranicza elastyczność. Warto więc dokładnie przeanalizować każdy przypadek indywidualnie.

Zmiany w uprawnieniach PIP wymagają od pracodawców większej staranności w dokumentowaniu i prowadzeniu współpracy. Firmy powinny zweryfikować swoje umowy cywilnoprawne oraz przygotować się na ewentualne kontrole – nie w atmosferze paniki, ale przemyślanej strategii zabezpieczenia.