Wirtualne biuro za darmo - Feng Office

Paweł Wolniewicz 17-10-2010, 13:34

Feng Office to obsługiwane przez przeglądarkę wirtualne biuro, dostępne jako open source. Liczbą funkcji ustępuje ono rozwiązaniom takim, jak Google Docs oraz Zoho, ale ma nad nimi jedną niezaprzeczalną przewagę – aplikację można pobrać i zainstalować na własnym serwerze.

Feng Office: rozbudowany edytor dokumentów tekstowych (to jedyna dostępna funkcja typowego pakietu biurowego)
fot. Paweł Wolniewicz - Feng Office: rozbudowany edytor dokumentów tekstowych (to jedyna dostępna funkcja typowego pakietu biurowego)
Podjęcie decyzji o skorzystaniu z Feng Office pozwala na uniezależnienie się od dostawców usług służących do zarządzania firmowymi dokumentami, kontaktami i projektami. Dzięki temu użytkownik przestaje być zdany na kaprysy Google lub Zoho. Trzeba wprawdzie poświęcić kilka chwil na zainstalowanie i skonfigurowanie programu, ale w zamian można uzyskać pełną kontrolę nad własnymi danymi.

Aktualnie Feng Office jest dostępne w dwóch wersjach. Oprócz aplikacji oferowanej na zasadach open source, darmowej oraz instalowanej na własną rękę przez użytkownika, można również skorzystać z drugiej opcji – usługi płatnej. Czym różni się ona od wersji Community? Po opłaceniu abonamentu – ceny zaczynają się od 10 dolarów miesięcznie – użytkownik otrzymuje wsparcie techniczne, może także korzystać z aplikacji zainstalowanej na serwerach producenta.

Co potrafi Feng Office?

W aktualnej wersji (1.7.0) wirtualne biuro posiada już całkiem sporo modułów. Użytkownik otrzymuje dostęp do:

  • klienta poczty,

  • spersonalizowanego pulpitu,

  • bazy kontaktów,

  • notatek,

  • edytora dokumentów tekstowych i prostego edytora prezentacji,

  • kalendarza,

  • bazy odnośników,

  • listy zadań,

  • modułu raportowania i śledzenia czasu pracy.

 

Feng Office porozumiewa się z użytkownikiem w języku polskim (pulpit użytkownika)
fot. Paweł Wolniewicz - Feng Office porozumiewa się z użytkownikiem w języku polskim (pulpit użytkownika)
  Funkcje Feng Office skupione są przede wszystkim wokół zarządzania kontaktami, projektami oraz dokumentami. Aplikacja sprawdza się więc w bardzo różnorodnych zastosowaniach. Niestety, w każdym z wymienionych obszarów dostępne są tylko dość podstawowe funkcje. I tak użytkownicy poszukujący sieciowego pakietu biurowego otrzymają dobry edytor tekstu wraz z obsługą wersjonowania, ale niewiele ponadto. Przedsiębiorstwa posiadające duża bazę firmowych dokumentów mogą je bez problemów przechowywać w Feng Office – pamiętając, że pakiet nie oferuje żadnych mechanizmów zarządzania obiegiem dokumentów, poza opcjami związanymi z przypisywaniem plików do obszarów roboczych i określaniem uprawnień dostępowych. Moduł kontaktów pozwala na stworzenie solidnej bazy adresowej, jednak aplikacje CRM kuszą o wiele większymi możliwościami. I wreszcie, choć z każdą nową wersją Feng Office pojawiają się kolejne funkcje ułatwiające tworzenie listy zadań, to usługi skupiające się wyłącznie na wspomaganiu zarządzania projektami prezentują się pod tym względem o wiele lepiej.

Brak zaawansowanych opcji niekoniecznie musi jednak stanowić wadę. Jeśli przedsiębiorstwo lub grupa osób pracujących nad tym samym zadaniem poszukuje prostego w obsłudze narzędzia, które nie wymaga długiej nauki i nie przytłacza mnogością opcji, to Feng Office stanowi w takiej sytuacji atrakcyjną propozycję. Zwłaszcza że w najnowszych wydaniach aplikacji znanej wcześniej jako OpenGoo znacząco poprawiono obsługę poczty elektronicznej (nie ma już problemów z załącznikami), rozbudowano moduły ułatwiające zarządzanie projektami, dodano też generator raportów.

Zaletę Feng Office stanowi też bardzo dobry panel administracyjny. Osobne ikony pozwalają między innymi na:

  • dodawanie użytkowników, grup, firm klienckich,

  • tworzenie projektów i podprojektów,

  • konfigurowanie kont poczty elektronicznej,

  • zarządzanie szablonami,

  • wyłączanie wybranych modułów,

  • aktualizację systemu,

  • tworzenie zdarzeń demona Cron.

Instalacja

 

Feng Office: Instalator wirtualnego biura. Ekran powitalny
fot. Paweł Wolniewicz - Feng Office: Instalator wirtualnego biura. Ekran powitalny
Podjęcie decyzji o wypróbowaniu Feng Office nie oznacza, że konieczne będzie poświęcenie długich godzin na zainstalowanie i skonfigurowanie aplikacji. Program zadziała na większości serwerów wirtualnych. Wymagana jest obsługa języka PHP, obecność bibliotek GD i simpleXML oraz dostęp do bazy MySQL. Należy ponadto pobrać pakiet instalacyjny ze strony Feng Office Community. Archiwum trzeba rozpakować, a pliki umieścić na serwerze, w wybranej lokalizacji. Po jej otwarciu w przeglądarce internetowej na ekranie pojawi się instalator.

 

Feng Office: Instalator kończy z sukcesem swoją pracę
fot. Paweł Wolniewicz - Feng Office: Instalator kończy z sukcesem swoją pracę
Na początku wyświetlane są informacje powitalne. Potem instalator sprawdza, czy spełnione są wszystkie wymagania. W razie potrzeby należy zmienić prawa dostępu do katalogów na serwerze (za pomocą klienta FTP). Kolejnym krokiem jest podanie danych dostępowych do bazy MySQL. Należy ją utworzyć wcześniej, a na ekranie System settings wprowadzić adres serwera, login i hasło użytkownika oraz nazwę bazy. Instalację kończy komunikat informujący o sukcesie oraz prośba o utworzenie konta administratora. Potem użytkownik przenoszony jest do ekranu logowania.

Ekran logowania do Feng Office
fot. Paweł Wolniewicz - Ekran logowania do Feng Office
Początkowo Feng Office wyświetla wszystkie komunikaty w języku angielskim. Aby to zmienić trzeba ręcznie edytować plik konfiguracyjny config.php. Znajduje się on na serwerze, w podkatalogu config. Należy znaleźć w nim linijkę define('DEFAULT_LOCALIZATION', 'en_us'); i zastąpić ostatni parametr ciągiem znaków 'pl_pl'. Od tej chwili Feng Office będzie komunikowało się w języku polskim. Aplikacja jest spolonizowana niemal w całości, potknięcia językowe zdarzają się sporadycznie.

Konfiguracja, czyli co administrator musi zrobić

Feng Office: Panel administracyjny
fot. Paweł Wolniewicz - Feng Office: Panel administracyjny
Po pierwszym zalogowaniu się w systemie trzeba określić jego podstawowe ustawienia. Panel administratora otwierany jest za pomocą linku Administracja widocznego w prawym górnym narożniku okna przeglądarki. Najważniejsze ikony to Użytkownicy i Konfiguracja, a w dalszej kolejności Projekty i Konta email. Administrator powinien utworzyć konta innych użytkowników i przypisać im odpowiednie uprawnienia. Posiadacz każdego konta może mieć dostęp do dowolnej liczby spośród dziewięciu funkcji związanych z zarządzaniem platformą. Poza tym administrator określa prawa dostępu użytkowników do poszczególnych projektów.

Kilka ważnych ustawień jest także ukrytych pod ikoną Konfiguracja. Link Ogólne pozwala między innymi na określenie sposobu przechowywania plików, opcji blokowania plików podczas edycji, a także na zarządzanie koszem. Karta Moduły umożliwia z kolei wyłączenie zbędnych funkcji systemu, a Hasła – zarządzanie bezpieczeństwem.

Kilka dodatkowych opcji (między innymi narzędzie do wykonywania kopii zapasowych) dostępnych jest w postaci osobnych wtyczek. Należy je pobrać ze strony domowej projektu oraz zainstalować poprzez skopiowanie na serwer. Szczegółowe instrukcje znajdują się w plikach załączonych do wtyczek.

Jak korzystać z Feng Office?

Pulpit Feng Office tuż po zainstalowaniu i pierwszym zalogowaniu
fot. Paweł Wolniewicz - Pulpit Feng Office tuż po zainstalowaniu i pierwszym zalogowaniu
Po pierwszym zalogowaniu się użytkownik kierowany jest na pulpit. Znajduje się na nim duża fiszka zawierająca podstawowe informacje o programie. Ułatwia ona skonfigurowanie konta i rozpoczęcie pracy. Taka organizacja interfejsu sprawia, że Feng Office jest bardzo przyjazne dla początkujących użytkowników. Fiszkę można usunąć z pulpitu, gdy nie będzie już potrzebna i zastąpić ją zestawieniem aktualności dotyczących realizowanych projektów.

Wszystkie moduły aplikacji wyświetlone są w postaci ikon na belce umieszczonej w górnej części okna. Z lewej strony widoczna jest natomiast listwa Projekty. Przenosząc się pomiędzy projektami, użytkownik błyskawicznie uzyskuje dostęp do plików oraz informacji związanych z konkretnym zadaniem. Wszystkie elementy mogą zostać otagowane, a następnie filtrowane pod względem wystąpienia wybranych słów kluczowych. Dodatkowo dostępna jest wyszukiwarka. Użytkownicy mogą porozumiewać się za pomocą poczty elektronicznej, komentarzy, a także zamieszczając nowe pliki w dowolnym formacie. W przypadku małych grup roboczych i niewielkich projektów taki sposób przekazywania informacji sprawdza się dość dobrze.

Bardzo pomocna w pracy jest również funkcja tworzenia własnych właściwości obiektów. Dzięki temu wszystkie dane mogą być opisane cechami innymi niż tylko tagi. Ułatwia to późniejsze przeszukiwanie i sortowanie informacji. Podobną funkcję oferują znacznie bardziej rozbudowane aplikacje służące do zarządzania dokumentami oraz wiedzą. Dzięki spersonalizowanym właściwościom możliwe jest wykorzystanie Feng Office w roli bazy wiedzy, którą dzielą się członkowie grupy roboczej.

Od niedawna aplikacja pozwala także na archiwizowanie starszych materiałów. Dokumenty takie nie pojawiają się w bieżących projektach, są jednak cały czas dostępne wewnątrz platformy. Przyspiesza to wyszukiwanie istotnych i aktualnych informacji. Użytkownicy korzystający z Feng Office przez co najmniej kilka miesięcy z pewnością docenią opisywaną funkcję.

Wady i błędy

Feng Office nie jest pozbawione błędów i luk w funkcjonalności. Producent aplikacji zdołał załatać najbardziej dokuczliwe braki, wprowadzając między innymi obsługę załączników w e-mailach oraz moduł raportujący. Nie zmienia to faktu, że w systemie brakuje prostego nawet edytora arkuszy kalkulacyjnych, a wszystkie moduły oferują dosyć podstawowy zasób funkcji.

Jeżeli jednak Feng Office posiada, mimo swoich braków, wszystko to, czego potrzebuje dany zespół roboczy, to należy spodziewać się owocnej i wydajnej pracy. Aplikacja pozbawiona jest dokuczliwych wad. Jeśli do nowego wydania przedostaną się błędy, to są one szybko korygowane. (Z tego względu dość często pojawiają się wersje oznaczone jako 1.x.1.)

Po dłuższej pracy z Feng Office można mimo wszystko wskazać pewne, niekiedy dość dokuczliwe błędy. Doświadczają ich przede wszystkim administratorzy. Moduł wykonujący kopie zapasowe nie zawsze działa poprawnie. Dużo większy problem stanowią jednak aktualizacje systemu. Bardzo często kończą się one niepowodzeniem. Koniecznie trzeba więc wykonać pełną kopię zapasową przed rozpoczęciem automatycznej aktualizacji! Z doświadczenia autora wynika, że w niektórych przypadkach nie uda się uniknąć samodzielnego aktualizowania bazy danych MySQL. Błędy w skryptach odpowiedzialnych za migrację do najświeższego wydania to zdecydowanie najpoważniejszy problem związany z korzystaniem z Feng Office. Może się okazać, że po zgromadzeniu setek dokumentów trudno będzie przenieść je do nowszego wydania aplikacji.

Podsumowanie

Jeżeli potrzebujemy prostej, sieciowej aplikacji pozwalającej na zarządzanie niezbyt dużą kolekcją firmowych plików, to Feng Office stanowi dobry wybór. Trzeba jedynie liczyć się z trudnościami podczas aktualizacji, a zatem – z dodatkowym czasem poświęconym na utrzymanie zainstalowanego już oprogramowania. Jeśli natomiast poszukujemy zaawansowanych funkcji pozwalających za zarządzanie kontaktami z klientami lub kontrolę obiegu dokumentów bądź procesów produkcyjnych, to zdecydowanie powinniśmy skorzystać z bardziej wyspecjalizowanych aplikacji typu CRM, ERP lub innych, w zależności od potrzeb. W niewielkich projektach Feng Office może jednak okazać się w pełni wystarczające, a bardzo łatwa oraz intuicyjna obsługa ułatwia szybkie wdrożenie programu.


Źródło: DI24.pl
Tematy pokrewne:  

tag pakiety biurowetag oprogramowanietag Feng Office
  
znajdź w serwisie


RSS - Wywiad
Wywiad  
RSS - Interwencje
RSS - Porady
Porady  
RSS - Listy
Listy  
« Wrzesień 2020»
PoWtŚrCzwPtSbNd
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
282930