Tradycyjne listy nadal w użyciu, bo popyt jest duży

18-02-2011, 17:16

Prawie 18 tys. przesyłek wysłanych w tradycyjnej formie w pierwszym miesiącu działalności. Tomasz Konopka, jeden z twórców Postivo.pl, opowiada o tym, jak wysłać list tradycyjny za pośrednictwem dokumentu w formie elektronicznej.

Dziennik Internautów (DI): Tendencje idą raczej w drugą stronę. Bardziej przekonuje się społeczeństwo do wysyłania e-maili niż tradycyjnych listów. Czym to jest podyktowane?

Tomasz Konopka (TK): Rzeczywiście, na przestrzeni ostatnich lat widać działania mające na celu spopularyzowanie elektronicznej komunikacji. Ma ona niewątpliwe zalety: szybkość, oszczędność czasu i możliwość automatyzacji. Coraz więcej firm (zwłaszcza z sektora telekomunikacyjnego i IT) wystawia e-faktury dla swoich klientów, komunikacja z wieloma urzędami możliwa jest już w dużym zakresie za pośrednictwem internetu. Jednakże w dalszym ciągu mnóstwo dokumentów przekazywanych jest w tradycyjnej, papierowej formie. Niewątpliwie główny wpływ ma na to mentalność ludzka oraz obowiązujące obecnie przepisy prawne.

Weźmy jako przykład e-faktury. Po ostatnich zmianach w prawie możliwe jest wystawianie e-faktur bez konieczności posiadania podpisu elektronicznego. Jednakże jej odbiorca nadal musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Dla zwykłego Kowalskiego znacznie wygodniejsza jest otrzymana tradycyjną pocztą faktura papierowa z wypełnionym blankietem płatności, z którym może udać się bezpośrednio na pocztę w celu dokonania płatności niż plik otrzymywany mailem, który w dodatku może zaginąć w stercie wszechobecnego spamu. Problemem są również księgowi w wielu firmach. Przyzwyczajeni przez lata do papierowych dokumentów nie uznają ich elektronicznego otrzymywania i przechowywania, chcąc mieć wszystko na papierze. A drukowanie otrzymanych mailem faktur jest dla nich dodatkowym, nieuzasadnionym zajęciem. Dlaczego więc mieliby godzić się na otrzymywanie elektronicznych dokumentów, skoro bez dodatkowej pracy mogą otrzymywać je za darmo pocztą w wersji papierowej? Przeprowadzając analizę rynku przed rozpoczęciem naszej działalności, natrafiliśmy wielokrotnie na tego typu sytuacje.

>> Czytaj też: Telewizja n spamuje skrzynki klientów?

Tomasz Konopka, jeden z założycieli Postivo.pl
fot. - Tomasz Konopka, jeden z założycieli Postivo.pl
DI: Czym właściwie jest Postivo?

TK: Stworzyliśmy platformę Postivo.pl, która jest niejako pomostem (bramką) pomiędzy e-dokumentami a ich tradycyjnymi - papierowymi odpowiednikami. Użytkownicy naszej platformy tworzą dokumenty i przekazują je do nas w wersji elektronicznej. My odpowiednio personalizujemy przesyłki, drukujemy je, konfekcjonujemy, adresujemy i nadajemy do odbiorcy za pośrednictwem wybranego przez użytkownika operatora pocztowego. Nadawca dokumentów oszczędza czas – wystawia dokument wyłącznie w formie elektronicznej, natomiast adresat otrzymuje go w wygodnej dla siebie wersji papierowej. O stałym zainteresowaniu tradycyjną formą komunikacji może świadczyć jeszcze jeden wskaźnik – wciąż rosnąca liczba niepublicznych operatorów pocztowych.

DI: Ile wysłaliście już listów?

TK: Do środy, przez jeden miesiąc, przetworzyliśmy łącznie 17559 przesyłek różnego rodzaju. Uważam to za duży sukces, biorąc pod uwagę, że jest to pierwszy miesiąc naszej działalności i zaczynaliśmy od przysłowiowego zera. Większość stanowiły przesyłki masowe zlecane przez różne firmy bezpośrednio przez Panel Użytkownika. W kolejnym miesiącu chcemy poprawić ten wynik i wszystko wskazuje, że nam się to uda, zważywszy na to, że pierwsze integracje systemów naszych klientów z naszą platformą poprzez API zostały w pełni wdrożone niedawno, a część jest w fazie ostatecznych prac programistycznych.

DI: Jaką klient ma pewność, że przez usługę nie wyciekną tzw. wrażliwe dane?

TK: Bezpieczeństwo danych w przypadku działalności tego typu, jak nasza, jest kluczowe. Nasi klienci oczekują, że ich dokumenty oraz dane adresatów dostarczone na platformę Postivo.pl nie wpadną w niepowołane ręce i nie zostaną przekazane stronie trzeciej. W celu zapewnienia takiego poziomu bezpieczeństwa danych, który budziłby zaufanie naszych użytkowników, wprowadziliśmy wiele środków technicznych, prawnych oraz organizacyjnych. Przede wszystkim wszelkie dane przekazane do nas traktowane są jako poufne.

DI: Jak więc to działa?

Kopertownica wykorzystywana w Postivo
fot. Postivo.pl - Kopertownica wykorzystywana w Postivo
TK: Serwery Postivo.pl znajdują się w odpowiednio przystosowanym i zabezpieczonym Data Center, stale monitorowanym i wyposażonym w systemy warunkowego dostępu. Wszelkie kluczowe dane przechowywane na serwerach są odpowiednio zabezpieczone i zaszyfrowane, a dostęp do nich ma wyłącznie nasz klient przez swoje konto w Postivo.pl oraz upoważnieni pracownicy Postivo.pl wyłącznie w momencie przygotowania i obsługi przesyłki. Połączenia między użytkownikiem, a platformą Postivo.pl są szyfrowane przy użyciu 256-bitowego certyfikatu SSL.

Odpowiednie regulacje prawne dotyczące bezpieczeństwa przetwarzania danych zapewnia nasz Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, polityka prywatności oraz Ustawa o ochronie danych osobowych. Baza danych Postivo.pl oczywiście została zgłoszona do rejestracji w GIODO.

Jeżeli chodzi natomiast o środki organizacyjne, to wdrożyliśmy wewnętrzną politykę bezpieczeństwa danych oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym. Dokumenty te określają zakres dostępu do danych przez poszczególnych pracowników. Pracownicy odpowiedzialni za przygotowanie przesyłek odbyli odpowiednie wewnętrzne szkolenia w zakresie bezpieczeństwa danych i podpisali stosowną umowę o zachowaniu poufności informacji. Mogę z czystym sumieniem stwierdzić, że dołożyliśmy wielu starań, by chronić dane naszych klientów.

Sonda
Nadal chcesz otrzymywać korespondencję od firm listem tradycyjnym?
  • tak
  • nie, wystarczy e-mail
  • nie mam zdania
wyniki  komentarze

DI: Firma działa w systemie B2C*, a co z B2B i prawdopodobnie mniejszym zapotrzebowaniem na C2B?

TK: Prawdą jest, że Postivo.pl projektowaliśmy jako platformę B2C. Jednak pierwszy miesiąc działalności pokazał, że doskonale sprawdza się również w modelu B2B, a nawet C2B.
W modelu B2C liczyliśmy na stałe i bezpieczne przychody – firmy wysyłają znacznie więcej listów do swoich klientów niż pojedynczy konsument. Co więcej, klienci biznesowi cechują się pewną regularnością w tym zakresie. Oczywiście z naszych usług korzystać mogą również konsumenci – umożliwiamy im wysłanie choćby jednego listu w miesiącu – serdecznie zapraszamy. 

DI: Jakie są koszty operacji? Czy wykorzystanie Postivo to tylko zaoszczędzenie czasu dla klienta biznesowego?

TK: Oszczędność czasu klienta jest tutaj kluczowa. Wystarczy, że klient dostarczy na platformę Postivo.pl jeden plik z dokumentem w wersji elektronicznej, wybierze gramaturę papieru, na którym wydrukowane zostaną dokumenty, technologię druku oraz typ koperty (opcjonalnie może również stworzyć jej szablon, umieszczając np. logotyp firmy). Ponadto klient może wskazać operatora pocztowego, który dostarczy przesyłki do odbiorców oraz typ listu. System automatycznie przetworzy dokumenty i opcjonalnie zaadresuje każdy dokument indywidualnie dla danego odbiorcy. Klient w dowolnym momencie, logując się na swoje konto, może sprawdzić, na jakim etapie przetwarzania znajdują się aktualnie jego przesyłki.

DI: Jak to wygląda w praktyce?

Falcerka wykorzystywana w Postivo
fot. Postivo.pl - Falcerka wykorzystywana w Postivo
TK: Załóżmy, że średniej wielkości firma musi wysłać kilka tysięcy listów do swoich klientów. Jeśli się nie dysponuje specjalistycznymi i kosztownymi urządzeniami, ręczne przygotowanie takiej ilości listów do nadania (drukowanie, falcowanie, adresowanie, kopertowanie) potrwać może około tygodnia. Problem będzie jeszcze większy w przypadku, gdy dokumenty będą spersonalizowane indywidualnie dla każdego odbiorcy. Zlecając to zadanie za pośrednictwem Postivo.pl, klient zyska pewność, że przesyłki zostaną nadane do odbiorców już następnego dnia, a jego pracownicy będą mogli zająć się w tym czasie innymi sprawami firmy. Z kolei w przypadku wysyłania codziennych pojedynczych przesyłek (np. faktur VAT, wezwań do zapłaty itp.) odpada konieczność częstych wizyt na poczcie, gdzie stanie w kolejce przeszło już chyba do tradycji.

Koszty świadczonych przez nas usług zależą głównie od rodzaju listu (zwykły, polecony itp.) oraz liczby stron w przesyłce. Wysłanie najtańszego listu (wg standardowego cennika) kosztuje u nas 1,90 zł netto. Jest to jedyna i całkowita opłata jaką ponosi użytkownik Postivo.pl. Obejmuje ona już wszelkie koszty pocztowe, koszty materiałów, druku, falcowania, adresowania i kopertowania, a także nadania listu do odbiorcy. W naszej ofercie znajdują się również listy polecone, priorytetowe oraz wysyłane za potwierdzeniem odbioru. Przy stałej współpracy lub dużej liczbie przesyłek ceny usług negocjujemy indywidualnie z klientem.

>> Czytaj też: Operatorzy pocztowi walczą o e-handel

DI: Czym objawi się współpraca z CentrumFaktur.pl?

TK: Użytkownicy CentrumFaktur.pl mogą wysyłać wystawione tam dokumenty (faktury, oferty) tradycyjnym listem, za pośrednictwem Postivo.pl. Wystarczy, że wystawią oni dokument, wybiorą opcję wysyłki pocztowej, zatwierdzą adres odbiorcy, a dokument, który widzą na ekranie, w rzeczywistości trafi do adresata w formie papierowej.

Nawiązana współpraca przynosi korzyści obydwu stronom, ale przede wszystkim użytkownikom CentrumFaktur.pl. Zyskali oni opcję automatycznej wysyłki papierowych faktur prosto z dotychczas używanej aplikacji. Szybka integracja naszych usług z CentrumFaktur.pl możliwa była za pośrednictwem udostępnianego przez nas interfejsu API (w standardzie Web Services) i współpracy programistów z Mirumee Software oraz Postivo.pl.

Aktualnie prowadzimy zaawansowane rozmowy o podobnej współpracy z kilkoma podmiotami, które wyraziły zainteresowanie naszą ofertą. Część serwisów jest już w fazie integracji z Postivo.pl – wkrótce nasze usługi zostaną udostępnione również ich użytkownikom.

DI: Jakie są plusy z udostępnienia API interface'u Postivo?

TK: Za pośrednictwem udostępnionego API (SOAP/WSDL) nasi klienci mogą zintegrować swoje aplikacje/systemy z usługami świadczonymi przez Postivo.pl. Dzięki temu mogą uzyskać dodatkową funkcjonalność w wykorzystywanych obecnie aplikacjach. Po wystawieniu FV w programie księgowym można ją automatycznie przekazać do Postivo.pl celem wysyłki do odbiorcy. Osoba wystawiająca fakturę może widzieć ją wyłącznie na ekranie, a w rzeczywistości do odbiorcy trafi dokument w postaci papierowej.

W przypadku integracji poprzez API nie ma konieczności logowania się na konto użytkownika w Postivo.pl celem wysłania listu – cały proces zlecenia wysyłki odbywa się wyłącznie z poziomu dotychczas wykorzystywanej aplikacji klienta. Nie ma więc konieczności szkolenia pracowników do obsługi zupełnie nowego systemu.

Oprócz faktur, o których wspomniałem, integracja może być wykorzystana również do generowania i automatycznego wysyłania umów, wezwań do zapłaty lub miesięcznych/kwartalnych raportów finansowych czy też do rozsyłania informacji handlowej do odbiorców, którzy zgodzili się na jej otrzymywanie. Zastosowanie i zalety wynikające z wykorzystania naszego API zależą wyłącznie od pomysłu klienta.

 

* B2C (ang. Business-to-Consumer) to relacja występująca pomiędzy firmą a klientem; B2B - firmą a firmą, C2B - klientem a firmą.


Źródło: DI24.pl
  
znajdź w serwisie

RSS  
RSS  
RSS - Wywiad
Wywiad  
RSS - Interwencje
RSS - Porady
Porady  
RSS - Listy
Listy  
« Grudzień 2019»
PoWtŚrCzwPtSbNd
 1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031