Jaki wpływ ma Rewolucja 4.0 na obieg dokumentów w przedsiębiorstwach?

11-12-2019, 08:11

Konsekwencje rewolucji przemysłowej 4.0 są odczuwalne dla wszystkich średnich i dużych przedsiębiorców. Wraz z rozwojem transformacji cyfrowej firmy sięgają po coraz bardziej zaawansowane rozwiązania pozwalające na prowadzenie, kontrolowanie i rozwijanie biznesu. Zajęcia związane w manualną obsługą dokumentów, jak na przykład przepisywanie danych do systemu, wyszukiwanie dokumentów, oddelegowywanie ich oraz wielostopniowa akceptacja składają się na zadania wypełniające jeden, a nawet kilka etatów pracowniczych.

obieg dokumentów

W konsekwencji coraz więcej przedsiębiorców rozważa inwestycję, która zaradzi wymagającej i manualnej obsługi dokumentów. Rozwiązaniem są systemy do obiegu dokumentów, które są częścią rewolucji 4.0, więc ich wprowadzenie na pewnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa staje się nieuniknione.

Nazywane Systemami Workflow, BPM, czy też Platformami Digitalizacji, tworzą środowisko, w którym dokumenty przestają poruszać się drogą lądową. Zasypane dotychczas biurka stertami dokumentów przechodzą do historii.

Ten krok w rozwoju firmy pomaga również w dopasowaniu się do potrzeb rynku i standardów unijnych, które coraz częściej wymagają obsługi dokumentów w formie elektronicznej. Dokumenty w obiegu elektronicznym, również podlegają obowiązkowi archiwizacji, dlatego wraz z systemem do obiegu dokumentów bardzo często wdrażane jest elektroniczne archiwum dokumentów.

Obsługa elektronicznego archiwum jest znacznie prostsza, niż to się wydaje, a dla większości osób nawet łatwiejsza niż jego tradycyjna forma. Utrzymanie archiwum elektronicznego jest również znacznie prostsze, tańsze i mniej czasochłonne w porównaniu do fizycznego pomieszczenia. Co więcej, archiwum elektroniczne zapewnia większe bezpieczeństwo dla dokumentów niż archiwum tradycyjne.

Plusów elektronicznego obiegu dokumentów w porównaniu do tradycyjnego, również nie brakuje. Obieg dokumentów zamknięty w systemie pozwala na kontrolę nad dokumentem w dowolnym czasie i miejscu. Oznacza to, że systemy do obiegu dokumentów mają funkcje podglądu, kto i kiedy otworzył dany dokument, ile czasu mu poświęcił i czy przekazał go dalej. Ogromnym ułatwieniem w przedsiębiorstwach, jest również zautomatyzowanie wieloetapowej akceptacji dokumentu, np. faktury. Dzięki czemu zarząd posiada większą kontrolę nad wydatkami firmy i terminowością. A w całym procesie zautomatyzowanej akceptacji, znacznie maleje ryzyko popełnienia błędu.

To tylko kilka zalet, płynących ze wdrożenia odpowiedniego systemu do obiegu dokumentów oraz elektronicznej archiwizacji. Oczywiste jednak jest to, że wdrożenie systemu do automatyzacji procesowania dokumentów staje się nieuniknione w firmach nastawionych na rozwój. Dlatego, zachęcamy do porównania dostępnych na rynku rozwiązań i niepozostawiania podjęcia tej decyzji na ostatnią chwilę.


Źródło: Komunikat firmy. Wydawca nie odpowiada za treści nieredakcyjne. Kontakt dla firm zainteresowanych publikacjami w DI: kf@di24.pl

***


Komunikaty Firm to gwarantowane publikacje informacji prasowych i artykułów Twojej firmy lub Klientów Twojej agencji w Dzienniku Internautów, zawierające aktywny link, grafikę oraz możliwość wstawienia treści multimedialnych (YouTube, Vimeo).

Artykuły pozostają w serwisie co najmniej przez 12 miesięcy. Redakcja nie ingeruje w treść komunikatów firm.

Artykuły oferowane są pojedyńczo, w pakietach lub abonamencie (najtańsza opcja). Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu: reklamawdi@webtango.pl.


Tematy pokrewne:  

tag obieg dokumentów
To warto przeczytać












fot. Symetria




RSS - Wywiad
Wywiad  
RSS - Interwencje
RSS - Porady
Porady  
RSS - Listy
Listy  

idealdesign.pl - meble designerskie
« Grudzień 2020»
PoWtŚrCzwPtSbNd
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031 
Serwisy specjalne: