Jak wygląda wysyłanie pisma i czym jest skrzynka podawcza. Oswajamy e-administrację, część 2

06-05-2015, 14:43

Składanie pisma do urzędu drogą elektroniczną często wiąże się z użyciem Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Co to takiego i co to ma wspólnego z platformą ePUAP? Jak w praktyce wygląda wysłanie pisma? Na te pytania odpowiadamy w kolejnym tekście z cyklu "Oswajamy e-administrację".

Uwaga!!! Ten tekst dotyczy nieaktualnej już wersji serwisu ePUAP i Profilu Zaufanego. Przejdź do najnowszego tekstu, który opisuje przebieg rejestrowania Profilu Zaufanego.

W pierwszym tekście na temat e-administracji proponowałem Wam założenie konta na platformie ePUAP. Zakładam, że macie już takie konto. Możecie go użyć, by wysłać pismo do urzędu i dziś wytłumaczę, jak to zrobić. Wcześniej jednak krótko objaśnię jedno pojęcie, które trzeba znać. Chodzi o Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP).

Skrzynka podawcza - co to takiego?

Mówiąc najprościej, Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) jest usługą, która pozwala obywatelowi na elektroniczne przesłanie pisma do urzędu, a urzędowi pozwala na gromadzenie pism. Słowo "skrzynka" sprawia, że gdy mówi się o wprowadzaniu elektronicznego kontaktu z urzędem, ludzie wyobrażają sobie załatwianie sprawy e-mailem. Owszem, pewne sprawy da się załatwić e-mailem, ale ESP i e-mail to różne usługi. 

ESP mogą bazować na różnych rozwiązaniach. Teoretycznie każdy urząd mógłby stworzyć własny, charakterystyczny dla siebie system przesyłania dokumentów. Przykładem takiej skrzynki charakterystycznej dla danego urzędu jest Elektroniczna Skrzynka Podawcza Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (dostępna pod adresem esp.mkidn.gov.pl). Dzięki tej usłudze można wysyłać dokumenty do ministerstwa, ale wymaga to najpierw założenia specjalnego konta w ramach tej usługi. ESP MKiDN to tylko przykład. Nie będziemy już więcej omawiać takich skrzynek.

Skrzynka podawcza przez ePUAP

Gdyby każdy urząd miał taką charakterystyczną dla siebie skrzynkę, e-administracja byłaby dość uciążliwa. Konieczne byłoby zakładanie konta na stronach każdego urzędu, z którym chcielibyśmy załatwiać sprawy. Dlatego przydaje się coś takiego jak ePUAP. Urzędy mogą uruchamiać skrzynki podawcze na tej jednej platformie, dzięki czemu wystarcza nam konto ePUAP, aby załatwić sprawy w wielu miejscach.

Tu przypomnijmy, że w ubiegłym roku weszła w życie nowelizacja ustawy o informatyzacji, która wprowadziła dla podmiotów publicznych obowiązek posługiwania się elektroniczną skrzynką podawczą na platformie ePUAP. 

Wysyłanie pisma na przykładzie

Jeśli masz już konto na ePUAP, możesz spróbować skorzystania ze skrzynki podawczej jakiegoś urzędu. Samo założenie konta na ePUAP wystarczy, aby wysłać pismo. Nie możesz tego pisma podpisać, jeśli nie masz tzw. Profilu Zaufanego. Możesz jednak wysłać pismo niepodpisane, a nawet takie pismo może w pewnych sytuacjach umożliwić załatwienie sprawy.

Załóżmy, że chcemy wysłać wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich. Na stronie tego urzędu możemy znaleźć informacje o możliwości złożenia wniosku przez ePUAP. Wystarczy wówczas zalogować się na ePUAP i kliknąć we wskazany na stronie link.

Jest też inna możliwość. Możemy wejść na ePUAP, zalogować się i skorzystać z wyszukiwarki usług. Wystarczy wpisać np. "Rzecznik Praw Obywatelskich". Zobaczymy następujące wyniki wyszukiwania. 

ePUAP - rzecnzik praw obywatelskich

Pierwszy wynik wyszukiwania ("Pismo ogólne") prowadzi nas do usługi pozwalającej na wysłanie wniosku. Jeśli klikniemy w ten pierwszy link, zobaczymy to, co poniżej (można kliknąć w obrazek, by powiększyć). Dokładnie to samo zobaczylibyśmy, klikając wspomniany link ze strony RPO.

Pismo do RPO

Jak widzimy, jest to ogólna informacja o sprawie, jaką możemy załatwić. Jeśli chcemy przejść do tworzenia wniosku, musimy kliknąć w szary przycisk "Przejdź do formularza" widoczny w zielonej ramce.

Po kliknięciu w przycisk "Przejdź do formularza" zostaniemy przeniesieni na stronę z pustym dokumentem. Możemy tutaj wybrać rodzaj pisma, zatytułować je i wpisać jego treść (służą do tego te różowe pola). Jest też możliwość poprawienia lub uzupełnienia swoich danych, jeśli wcześniej nie wpisaliśmy ich do ePUAP. 

Pismo do RPO - etap 3

Załóżmy, że wpisano tytuł i treść wniosku. Można jeszcze dodać załącznik, korzystając z przycisku "+" na dole.

Jeśli wniosek jest już gotowy, można zapisać dokument ("Zapisz") albo zapisać i przejść do wysyłania ("Zapisz i przejdź dalej").

Kiedy już przejdziemy dalej, możemy zobaczyć swój dokument jako gotowy wniosek. Oczywiście na potrzeby tego przykładu nikt nie silił się na pisanie prawdziwego wniosku. Po prostu w polach przeznaczonych na treść i tytuł wpisano "TU WPISANO TYTUŁ" itd. 

Pismo do RPO - etap 4

Na tym etapie mamy dwie możliwości. Moglibyśmy podpisać to "pismo" Profilem Zaufanym lub certyfikatem. Posługiwanie się Profilem Zaufanym będziemy omawiać w kolejnych odcinkach.

Załóżmy, że jesteśmy świeżo upieczonymi użytkownikami ePUAP, którzy jeszcze Profilu Zaufanego nie mają. W takim wypadku możemy wybrać opcję "Chcę wysłać dokument bez podpisu elektronicznego". Wybranie tej opcji powinno aktywować przycisk "Dalej". Po kliknięciu "Dalej" zobaczymy to, co jest na zrzucie poniżej. 

Wysyłanie do RPO

Zapewne już się domyślacie, że kliknięcie "Wyślij" spowodowałoby wysłanie tego "wniosku". Oczywiście nie mamy zamiaru zasypywać biura RPO takimi bzdurami. Przygotowując ten tekst, nie wysłaliśmy wniosku. Możemy Wam jednak powiedzieć, że gdybyśmy to zrobili, naszym oczom ukazałby się komunikat o tym, że dokument został pomyślnie wysłany. Ten komunikat wyglądałby mniej więcej tak:

Komunikat o wysłaniu

Ten przykład powinien dawać Wam ogólne pojęcie o tym, jak używać ePUAP do wysyłania pism. Często będziemy chcieli podpisać te pisma i do tego przyda się Profil Zaufany. Opowiem o nim w kolejnym odcinku. Profil Zaufany przyda się również do logowania do serwisów innych niż ePUAP. 

Uwaga!!! Ten tekst dotyczy nieaktualnej już wersji serwisu ePUAP i Profilu Zaufanego. Przejdź do najnowszego tekstu, który opisuje przebieg rejestrowania Profilu Zaufanego.


  
znajdź w serwisie

RSS  
RSS  
RSS - Wywiad
Wywiad  
RSS - Interwencje
RSS - Porady
Porady  
RSS - Listy
Listy  
« Luty 2020»
PoWtŚrCzwPtSbNd
 12
3456789
10111213141516
17181920212223
242526272829